Pour classer et retrouver ses papiers

Nous reproduisons ici un article de l’abbé R. E. Llewellyn, paru dans Le Chef n°163, revue des Scouts de France, mai 1939.


Il vous arrive souvent, soit pour les besoins de votre Unité, soit pour votre travail ou votre culture personnelle, de rechercher un thème de jeu ou un topo pour les garçons, ou une idée, ou un article de journal ou de revue, une note ou une référence recueillis autrefois.

Les avez-vous notés ou conservés ?
Savez-vous où vous les avez rangés ?
Pouvez-vous remettre la main dessus au moment où vous en avez besoin, sans perdre trop de temps ni tout bouleverser ?
Ne vous est-il jamais arrivé de renoncer à conserver un document qui pourrait servir plus tard, uniquement pour n’avoir pas su le ranger ailleurs que dans la corbeille à papiers ?

Voici simplement quelques conseils d’expérience personnelle qui pourront peut-être vous aider à gagner du temps, à vous enrichir intellectuellement, et donc à être plus prêt au service de vos garçons.
Pour classer ses papiers, il y a plusieurs méthodes :

1° Se fier à sa mémoire.

Mgr Duchesne, l’historien, ne prenait aucune note. Il écrivait ses ouvrages d’un trait, se levait simplement parfois pour aller chercher dans un des 20 000 volumes de sa bibliothèque le texte exact de la phrase qu’il avait lue trois ou vingt ans plus tôt. Tout le monde ne le peut pas.

2° Avoir un tiroir à papiers.

On note ses idées, quand elles viennent, sur un bout de papier, et on le fourre dans le tiroir, avec les articles, références, etc. Quand on en a besoin, on vide le tiroir sur la table ou par terre et on fait le recensement. Quand il y a plus de deux mille bouts de papiers de format et couleurs variés, on perd… parfois du temps.
Pascal, pourtant, travaillait comme cela.

3° Avoir un système de classement.

Ceci est plus directement pratique. Mais lequel ?

a – Système alphabétique : les papiers – ou fiches, ou dossiers – sont classés soit par noms d’auteurs, soit par l’initiale du mot important ; mais des papiers très voisins par l’utilité sont à rechercher séparément par la fantaisie de l’ordre alphabétique : système très arbitraire.

b – Système décimal : Un peu plus compliqué en apparence, il offre en pratique de grands avantages de logique et de commodité.

Théorie
On partage tout ce qui peut tomber sous l’intelligence humaine en neuf titres, naturellement très généraux : correspondant aux neuf chiffres (le zéro étant réservé à la bibliographie). Par exemple :

0 Bibliographie
1 Philosophie
2 Religion
3 Sociologie
4 Langues mortes
5 Littérature
6 Sciences pures
7 Sciences appliquées
8 Beaux-Arts – Arts utiles
9 Histoire et Géographie

Ainsi, tout papier tombant sous le titre général : Sociologie, portera le n°3, ou se retrouvera dans un dossier portant le n°3 et rangé parmi les autres dans son ordre numérique, entre 2 et 4.
Quand un titre est suffisamment fourni en documents pour exiger une subdivision, on divise ce titre en neuf chapitres (ou moins) de nouveau distingués par les neuf chiffres. Par exemples : 

3 Sociologie
31 Philosophie de la sociologie
32 Société domestique – Famille
33 Société politique – Etat
34 Economie politique
35 Droit et Administration
36 Société professionnelle – Travail
37 Société internationale
39 Histoire de la Sociologie

Tous ces papiers ou dossiers, commençant par le chiffre 3, seront rangés à leur place numérique, entre 2 et 4, et entre eux ils seront rangés dans l’ordre du deuxième chiffre : 33 entre 32 et 34, etc…
Quand un de ces titres comportera trop de documents, il sera divisé à son tour, suivant la même méthode. Par exemple, je suppose que la question professionnelle soir particulièrement étudiée, soit pour l’orientation des garçons, soit pour des raisons syndicales ou d’intérêt personnel.

On pourra diviser ainsi : 

36 Société professionnelle – Travail
361 Orientation professionnelle
362 Conditions de travail
363 Législation ouvrière
364 Organisations professionnelles
365 Unions catholiques professionnelles

Et ainsi de suite, à l’intérieur de chaque division :
364 Organisation professionnelles
3641 Corporations
3642 Syndicats
3643 Bureau International du Travail

Un carnet où sont notées les subdivisions au fur et à mesure qu’elles sont nécessaires permet de retrouver d’un coup d’œil le numéro du dossier sous lequel sont placés, tous ensemble, les papiers, notes et documentes ayant trait au sujet correspondant, quel que soit le moment où on les a recueillis dans le passé.

C’est ce qui fait qu’au bout de dix ans, un même dossier contient tous les papiers retenus depuis le début sur tel ou tel sujet.

Pratique
I – Il existe un classement décimal international comptant environ 28 millions de subdivisions. 

II – Il semble cependant que le classement qu’on se fait soi-même, parce qu’il est plus personnel, et qu’il force chacun à regrouper logiquement et pratiquement ses idées sur tel ou tel sujet soit plus pratique et plus profitable.

III – On a juste autant de dossiers que de numéros pour lesquels on a déjà des documents.

IV – On estime qu’un dossier est plein quand il contient au plus quinze papiers différents.

V – Le format commercial, parce qu’il est universellement répandu, semble s’affirmer, à l’usage, comme le plus pratique, pour les chemises ou les dossiers.

Classement des dossiers

A plat – Dans un tiroir, sur une étagère ou une armoire. Les dossiers sont alors moins pratiques à consulter. Et il n’est pas non plus donné à tout le monde de réfréner ses mouvements premiers quand une pile de dossier glisse, et répand sur le sol tous les documents qu’elle comportait.

Verticalement – Dans un tiroir, ou simplement une caisse profonde de la largeur du dossier, large de sa hauteur, et longue au gré de chacun ; les dossiers y sont debout sur le dos, serrés les uns contre les autres. Il est alors facile d’en consulter un sans le déplacer, en tous cas sans déplacer les autres. Il est facile également d’y jeter le papier, la note, l’article de journal qu’on veut garder et qui est à sa place d’un seul geste, si on a le tiroir ou la caisse à dossier sous la main.


Ce qui est valable pour les papiers est aussi valable pour les fichiers informatiques. Ils peuvent être rangés dans des dossiers et des sous-dossiers qui peuvent épouser la même structure que vos archives papier.
Pour vos sauvegardes, le meilleur format de fichier est certainement le format adobe pdf, qui garantit un fichier lisible par tous, et qui restera lisible dans le temps. Le fichier natif permettra les modifications.
N’oubliez pas les copies de sauvegarde sur un disque dur externe ou sur le cloud.

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